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Oficina Virtual para Reuniones de Empresas

PROYECTO PILOTO "OFICINA VIRTUAL PARA REUNIONES DE EMPRESAS"
VIRTUAL BUSINESS OFFICE (VBO)
noviembre 2002-febrero 2004

INTRODUCCIÓN

Promoción Económica de Moncada, S.A. (PEMSA) ha participado en este proyecto piloto financiado por la Comisión Europea que ha tenido por objeto facilitar a las Pequeñas y Medianas Empresas (en adelante, PYMEs) de Moncada la posibilidad de contactar con otras PYMEs de Europa.

Se ha partido de la base de que el mayor problema para las PYMEs a la hora de exportar sus productos y establecer relaciones comerciales se centra en la dificultad de encontrar socios adecuados en terceros países. Para paliar esta cuestión, la Comisión Europea financió este proyecto piloto cuya finalidad ha sido superar las dificultades de comunicación de las empresas mediante la colaboración de entidades públicas que colaboran con las PYMEs.

En este sentido, es comúnmente aceptado el hecho de que las misiones comerciales suponen un alto coste en tiempo y dinero para las empresas que sólo pueden permitirse aquellas dotadas de determinados recursos, siendo en la mayoría de los casos demasiado gravosos para cualquier PYME, factor que supone en definitiva un importante obstáculo en las relaciones comerciales entre las PYMEs europeas.

Este proyecto pretende superar este problema mediante la concertación previa de contactos comerciales mediante la puesta a disposición de las tecnologías de la información por parte de las entidades más cercanas a las PYMEs (en nuestro caso, PEMSA), de modo que la búsqueda y primer contacto comercial no resulten nada gravosos para las empresas.

OBJETIVO

Ayudar a las PYMEs a encontrar socios adecuados con la ayuda de la "Oficina virtual" organizando reuniones (videoconferencias) con otras empresas, previamente seleccionadas por los otros socios del proyecto según el perfil solicitado. Utilizando Internet (concretamente, programas gratuitos como "Net Meeting" o "CuSeeMe") y una simple cámara web, se ahorran los costes de viajes en tiempo y dinero, factores que dificultan la labor de exportación de las PYMES. Estamos ante la creación de una red de gran utilidad para las PYME, más aún teniendo en cuenta el carácter tradicionalmente exportador de las PYMEs valencianas.

Este servicio se ha prestado de forma completamente gratuita a cargo de personal de PEMSA, incluyendo la traducción de la entrevista.

SOCIOS PARTICIPANTES

  1. Euro Info Centro (EIC en adelante) de Varsovia, Polonia.
  2. EIC Glasgow, Escocia.
  3. EIC Durham, Inglaterra.
  4. PEMSA-Ayuntamiento de Moncada (València, España).
  5. EIC Trier, Alemania.
  6. EIC Región de Mälar, Västerås, Suecia.
  7. EIC Narva, Estonia.

MATERIAL

Este proyecto piloto se ha basado en procurar el máximo aprovechamiento y simplicidad de recursos humanos y técnicos. De este modo, cada socio ha utilizado sus propios recursos de Hardware (incluida webcam) y se ha probado los distintos tipos de software gratuito para videoconferencias disponibles en la red, siendo utilizadas las propias oficinas para realizar las videoconferencias. Una guía de usuario ha sido producida y distribuida a los socios del proyecto para coordinar una sencillas reglas para la coordinación técnica del proyecto.

SEGUIMIENTO, RESULTADOS Y DIFUSIÓN DEL PROYECTO

Con el fin de facilitar la coordinación del proyecto entre los socios participantes, se han celebrado tres reuniones transnacionales (ver fotos) que han tenido lugar en Varsovia (Polonia) en noviembre de 2002, Moncada (València) en junio de 2003 y Trier (Alemania) en diciembre de 2003.

En el marco del proyecto, se ha logrado la realización de cinco videoconferencias de empresas de Moncada con otras de los demás países participantes (Suecia, Estonia y Escocia), estando planificadas más aunque ya fuera de proyecto (Polonia).

En cuanto a la difusión local del proyecto, en fecha 24 de febrero de 2003, se realizó un mailing del Ayuntamiento de Moncada dirigido a las principales empresas industriales y de servicios del municipio. Por otra parte, se ha informado y estado en todo momento en constante coordinación con la Asociación Empresarial de Moncada (AEMON) para alentar la participación de las empresas asociadas.

En lo que respecta a medios de comunicación, ha sido publicada el 12 de diciembre de 2002 una nota de prensa en los principales diarios regionales informando sobre el proyecto.

Por otra parte, este proyecto fue objeto de un reportaje de unos diez minutos de duración en el programa “Europa al día” del canal PUNT DOS de la televisión pública valenciana, emitido el domingo 4 de abril de 2004.

DURACIÓN DEL PROYECTO.

1 de Noviembre de 2002 hasta 29 febrero de 2004.
No obstante, la mayoría de los socios han expresado su deseo de proseguir con la realización de videoconferencias al margen del proyecto a petición de las PYMEs de su entorno.

Al finalizar el proyecto, cada entidad participante ha elaborado un informe resumiendo su participación así como la acogida y los resultados alcanzados mediante la realización de videoconferencias por parte de las PYMEs de su entorno.